Hoe kies je de juiste software voor je narrowcastingsysteem?

Denk je erover om narrowcasting in te gaan zetten in jouw organisatie? Of ben je niet tevreden met je huidige narrowcastingsysteem? Zorg er dan voor dat je goed weet waar je naar op zoek bent, zodat je direct de juiste keuze maakt. Als later blijkt dat je beter voor een andere softwareaanbieder had kunnen kiezen, dan kost het de nodige tijd en moeite om over te stappen. Je kunt dus maar beter goed voorbereid zijn.

In dit artikel geven willen we je daarom helpen bij het kiezen van de juiste software voor narrowcasting!

Wat is narrowcasting? Allereerst een korte reminder over wat narrowcasting is. Wij gebruiken de volgende definitie:

“Narrowcasting is een verzamelnaam die alles beschrijft wat te maken heeft met openbare tv-schermen, LED-borden en dergelijke - binnen en buiten. Het wordt ook vaak aangeduid als "digital signage" of "digital out of home" (DOOH). Narrowcasting wordt gebruikt om rechtstreeks met een lokaal publiek te communiceren met een enkel bericht of een reeks berichten.”

Narrowcasting kan zowel voor interne als externe communicatie gebruikt worden.

Meer hierover lees je op de pagina: wat is narrowcasting?

Heb je echt narrowcasting software nodig? Wellicht vraag je je af of je echt narrowcasting nodig hebt. We horen bijvoorbeeld regelmatig de vraag: “wat is het voordeel van narrowcasting boven PowerPoint?”. Begrijpelijk, want de basis van PowerPoint is ook geschikt voor narrowcastingdoeleinden. In theorie heb je een narrowcastingplatform dus niet écht nodig.

In de praktijk blijkt echter dat het zelf opzetten van zo’n narrowcastingsysteem de nodige nadelen met zich meebrengt. Je bent bijvoorbeeld veel tijd kwijt met het opmaken van je slides, je hebt zeer gelimiteerde functionaliteiten (zoals content inplannen) en je kunt geen dynamische content gebruiken. Ook is het up-to-date houden van je content erg arbeidsintensief en foutgevoelig, en laten de beveiliging en betrouwbaarheid vaak te wensen over.

Er zit dus een heel aantal voordelen aan het gebruik van een dedicated narrowcasting platform. Zelfs voor heel kleine bedrijven is vrijwel altijd slimmer én voordeliger om te kiezen voor een specifieke narrowcastingdienst.

7 Tips bij het kiezen van een narrowcasting systeem

Maar waar let je dan op bij het kiezen van deze software? Wat moet de software absoluut hebben en wat zijn de andere eigenschappen die een rol spelen?

We zetten de belangrijkste 7 tips op een rij!

1. Gebruiksvriendelijkheid

Een belangrijke factor is natuurlijk de gebruiksvriendelijkheid. Je zult er immers zelf mee moeten werken en regelmatig de content up-to-date moeten houden, soms zelfs dagelijks. Niemand zit dan te wachten op een ingewikkelde technische beheeromgeving. Kies voor een softwareaanbieder waarbij je kunt werken met een overzichtelijk dashboard en eenvoudige ontwikkeltools, zoals visuele drag-and-drop-editors. Op deze manier kan iedereen met de software werken en is het beheer van de narrowcasting in jouw organisatie niet afhankelijk van één persoon. Het is bovendien aan te raden om een softwarepakket te kiezen waarbij je een huisstijl kunt instellen die vervolgens automatisch op elke slide van toepassing is. Zo zorg je voor uniformiteit in de verschillende schermen en zijn organisatiebrede wijzigingen later eenvoudig door te voeren.

2. On premise of cloud

Bij het kiezen van software heb je twee keuzes: on premise of cloud. In gewonemensentaal betekent dat: kies je ervoor om de software zelf op je computer te installeren, of bedien je de software via de browser? Voor veel organisaties – zeker voor kleinere bedrijven – is het aan te raden om te kiezen voor software via de cloud.

Narrowcasting software via de cloud heeft verschillende voordelen, zoals:

  • je hoeft je zelf geen zorgen te maken over beveiliging
  • de software wordt automatisch geüpdatet
  • je kunt overal en vanaf elke computer via internet inloggen en je scherminhoud beheren

De keerzijde is natuurlijk dat je zelf weinig zeggenschap hebt over de inrichting en de beveiliging van de software zelf. Kies daarom voor een aanbieder die goed past bij jouw wensen, die goede reviews heeft en die veel oog heeft voor beveiliging.

3. Beveiliging

Niet iedereen denkt direct aan een goede beveiliging bij het kiezen van de software. Je moet er echter niet aan denken dat jouw scherminhoud wordt gehackt en dat alle schermen in jouw organisatie worden overgenomen door kwaadwillenden. Zeker bij cloudsoftware is het daarom goed om vooraf na te gaan hoe het gesteld is met de beveiligingsgraad.

4. Connectivity

Bijna elke narrowcastinginstallatie maakt gebruik van data van externe bronnen. Denk hierbij aan het weerbericht, het laatste nieuws, socialmediaberichten of verkeersinformatie.

Bedenk van tevoren van welke bronnen jij gebruik wilt maken. Worden deze bronnen ondersteund door de software? En hoe eenvoudig is het om de data in je scherminhoud te integreren? Onderzoek dit bij de verschillende aanbieders en zet op een rijtje wat voor jou wel of geen dealbreaker is.

Naast de ‘standaardapps’ zoals het weerbericht of het nieuws, kun je bij externe bronnen ook denken aan bestanden of spreadsheets in Dropbox, Google Docs of Office 365. Daarnaast bieden sommige platforms ook mogelijkheden om eigen bronnen te creëren. In Bizplay kun je bijvoorbeeld apps maken die informatie vertonen uit JSON- of XML-bestanden.

Het gebruik van inhoud van externe bronnen zorgt ervoor dat jouw content altijd actueel en interessant is. Zodoende ben je veel minder tijd kwijt aan het handmatig updaten van je pagina’s. Wel zo makkelijk!

5. Playlists vs scripted programming

Een minder vaak belicht detail is het onderscheid tussen playlists en scripted programming. Dit is niet voor iedereen even relevant, maar wel goed om te weten voordat je een keuze maakt.

  • Playlists is het gebruik van een vooraf ingestelde volgorde van slides. De slides worden achter elkaar vertoond, als een doorlopende diashow, totdat de playlist weer gestopt wordt.
  • Scripted programming is het vooraf inprogrammeren van bepaalde slides (of sets van slides) op basis van voorwaarden of regels. Je kunt bijvoorbeeld instellen om een bepaalde slide een x aantal keer te laten zien op een bepaald dagdeel in de week.

Voor de meeste organisaties is het gebruik van playlists voldoende. Ook met playlists kun je vrijwel altijd al gebruikmaken van een planning, zodat je vooraf kunt instellen waar en wanneer bepaalde content wordt vertoond. Wil je toch meer controle en heb je veel inhoud die je wisselend wilt inzetten? Kies dan voor software waarbij je gebruik kunt maken van scripted programming. Beter nog; als beide opties worden ondersteund kan jouw gebruik meegroeien met het volume van de inhoud die je creëert.

6. Service en support

Je hoopt er zo min mogelijk gebruik van te maken, maar toch is het vaak onvermijdelijk: service en support. Want wat doe je als je er even niet helemaal uitkomt? Juist: je bekijkt de documentatie van de software of je stelt de vraag aan de ontwikkelaar. Het is dan fijn als je kunt rekenen op duidelijke instructies en op goede en persoonlijke hulp. Het is wellicht niet het eerste waar je aan denkt bij het kiezen van een aanbieder, maar we adviseren om hier toch rekening mee te houden in je keuze. Zo voorkom je dat je achteraf voor verrassingen komt te staan.

7. Prijs

En last but not least: de prijs. Niemand wil de hoofdprijs betalen voor een product dat bij een andere aanbieder voor minder geld te verkrijgen is. Bij de keuze tussen on premise en cloud maak je indirect ook al een keuze voor een prijsmodel: vaak betaal je bij lokaal geïnstalleerde software eenmaal een aanschafbedrag, terwijl cloudsoftware doorgaans een abonnementsvorm heeft. Cloudsoftware vereist dus een lagere investering. Bovendien zijn alle toekomstige updates bij de maandelijkse kosten inbegrepen.

We raden af om te gaan voor gratis software of freemium software. Op korte termijn kan dit werken, maar je kunt ervan uitgaan dat je in de toekomst tegen beperkingen aanloopt. Bovendien laten de beveiliging en de ondersteuning van gratis software vaak te wensen over.

Ook hier geldt weer: bekijk welke softwareaanbieders voldoen aan jouw eisen en kies het platform dat het best bij jouw situatie past. Is deze optie wat duurder dan de andere opties? Leg ‘m dan niet direct opzij, maar overweeg goed of de extra investering de moeite waard is, bijvoorbeeld omdat je op lange termijn kosten bespaart. Onze ervaring is dat dit meestal het geval is!

Gratis demo

Ben je er nog niet uit welke software je moet kiezen? Dan hebben we goed nieuws: bij Bizplay narrowcasting software kun je een gratis demo aanvragen die alle functionaliteiten in zich heeft. Zo weet je direct of de mogelijkheden en het dashboard van de software bij jou passen!